Infos générales
Il y aurait beaucoup de choses à dire sur la préparation et la tenue d’une Assemblée générale. Voici quelques infos très sélectives.
Tenue de l’Assemblée générale
L’assemblée des membres est convoquée chaque année par le conseil d’administration, ou suivant ses directives, dans les six mois de la clôture de l’exercice financier. Notre exercice financier allant du 1er juillet au 30 juin, notre Assemblée générale annuelle doit se tenir entre le 1er juillet et le 31 décembre.
Source: Code civil du Québec, RLRQ c CCQ-1991, RLRQ c CCQ-1991, art 345
L’avis de convocation
L’avis de convocation de l’assemblée annuelle indique la date, l’heure et le lieu où elle est tenue, ainsi que l’ordre du jour; il est envoyé à chacun des membres habiles à y assister, au moins 15 jours, mais pas plus de 45 jours, avant l’assemblée. Note: le Code civil dit au moins 10 jours, et notre déclaration de copropriété dit au moins 15 (art. 11.1.1). La déclaration de propriété prévaut donc.
Il n’est pas nécessaire de mentionner à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle les questions qui y sont ordinairement traitées.
Source: Code civil du Québec, RLRQ c CCQ-1991, RLRQ c CCQ-1991, art 346
L’avis de convocation de l’assemblée annuelle des copropriétaires doit être accompagné, en plus du bilan, de l’état des résultats de l’exercice écoulé, de l’état des dettes et créances, du budget prévisionnel, de tout projet de modification à la déclaration de copropriété et d’une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés.
Source: Code civil du Québec, RLRQ c CCQ-1991, RLRQ c CCQ-1991, art 1087
Le quorum
Pour qu’une décision puisse être prise lors d’une assemblée de copropriétaires, il faut que le quorum soit atteint et, habituellement, maintenu pendant la durée de l’assemblée. Ce quorum est fixé par la loi à la majorité des voix des copropriétaires (50 % + 1 des droits de vote).
Suite à l’envoi de l’avis de convocation, un certain nombre de copropriétaires se présenteront à l’assemblée. Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée devra être ajournée.
Assemblée de rattrapage
Pour éviter les blocages, le quorum est obtenu plus facilement lors de l’assemblée de rattrapage.
Notre déclaration de copropriété fixe automatiquement l’assemblée de rattrapage, sans besoin d’envoyer une nouvelle convocation, au même jour de la semaine suivante, à la même heure et dans le même lieu, sans qu’un avis de convocation ait besoin d’être envoyé (art. 11.3).
L’article 1089 al. 2 du Code civil du Québec prévoit que les trois quarts des membres présents ou représentés à la nouvelle assemblée y constituent le quorum. Son obtention est donc facilitée, car il n’est plus calculé selon le nombre de voix, mais en fonction du nombre de copropriétaires présents ou représentés.
À titre d’exemple, s’il ne se trouve dès l’ouverture de l’assemblée que 12 copropriétaires présents ou représentés sur les 70 que compte l’immeuble, l’assemblée sera ouverte, et même si ce nombre est réduit à 9 pendant son déroulement (quel que soit le nombre de votes liés à la fraction de ces copropriétaires). Si ce nombre chute à 8, le quorum est perdu. Un copropriétaire pourrait alors demander l’ajournement de l’assemblée et une nouvelle assemblée de rattrapage devra être convoquée.
Notre déclaration de propriété prévoit la même chose au niveau du quorum de l’assemblée de rattrapage, sauf qu’elle exige que les personnes présentes représentent 25% des voix.
Pour les décisions ayant trait à l’acte constitutif (p. ex. ajout d’une clause pénale) et aux travaux de transformation, d’agrandissement ou d’amélioration des parties communes ainsi qu’à la répartition du coût de ces travaux et à la constitution d’une hypothèque mobilière pour les financer, le quorum à l’assemblée reportée demeure le même que pour l’assemblée initiale, soit la majorité (50 % + 1) des voix de tous les copropriétaires. Ce qui est nouveau concernant ces décisions, c’est que les trois quarts des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée suffisent maintenant pour faire adopter une décision, alors qu’auparavant, plus de 50 % des copropriétaires représentant les trois quarts des voix de tous les copropriétaires devaient voter en faveur.
Notre déclaration de propriété prévoit qu’il faut les trois quarts des voix de tous les copropriétaires et non des copropriétaires présents.
Il y a donc des changements à la loi qui entrent en conflit avec notre Déclaration de copropriété. Il serait bon de la mettre à jour. Les « conflits » évoqués ci-dessus sont relativement insignifiants, mais il y en a d’autres plus importants.
Sources: Protégez-vous, condolegal.com et Code civil du Québec, RLRQ c CCQ-1991, RLRQ c CCQ-1991, art 1089